USt-IdNr. prüfen

Aktualisiert am 9. Oktober 2026 · Lesezeit 5 Min.

Eine ausländische USt-IdNr. prüfen Sie beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt): Die einfache Bestätigung zeigt, ob die Nummer gültig ist, die qualifizierte Bestätigung zusätzlich, ob Name und Anschrift zum Inhaber passen. Seit dem 20. Juli 2025 nimmt das BZSt Anfragen nur noch elektronisch an. Die dokumentierte Prüfung sichert die Steuerfreiheit Ihrer EU-Lieferungen und schützt Sie, wenn sich Angaben des Kunden später als falsch herausstellen.

Warum die Prüfung so wichtig ist

Liefern Sie Waren steuerfrei an ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat, verlangt § 6a Abs. 1 UStG unter anderem, dass der Abnehmer eine gültige, von einem anderen Mitgliedstaat erteilte USt-IdNr. verwendet. Ist die Nummer ungültig, entfällt die Steuerbefreiung – und Sie schulden die deutsche Umsatzsteuer, die Sie dem Kunden nicht berechnet haben.

Auch bei Dienstleistungen an EU-Unternehmen ist die USt-IdNr. der übliche Nachweis, dass der Kunde Unternehmer ist und die Steuer selbst schuldet (Reverse Charge). Die Voraussetzungen der steuerfreien Lieferung insgesamt erklärt innergemeinschaftliche Lieferung.

Einfache und qualifizierte Bestätigung

Die qualifizierte Abfrage ist erst nach einer erfolgreichen einfachen Abfrage möglich. Ein „stimmt nicht überein“ beim Namen bedeutet nicht automatisch Betrug – oft weichen Schreibweisen oder Rechtsformzusätze ab. Klären Sie Abweichungen aber mit dem Kunden, bevor Sie steuerfrei liefern.

So prüfen Sie Schritt für Schritt

1. Eigene USt-IdNr. bereithalten: Abfragen beim BZSt sind nur mit einer gültigen deutschen USt-IdNr. möglich (USt-IdNr. beantragen).
2. Online-Abfrage beim BZSt („Bestätigung von ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummern“) oder über die technische Schnittstelle aus Ihrer Buchhaltungs- oder ERP-Software.
3. Erst einfach, dann qualifiziert abfragen und dabei Firmenname und Anschrift exakt wie auf der Bestellung eingeben.
4. Ergebnis speichern: als Ausdruck, PDF, Screenshot oder Datensatz aus der Schnittstelle – mit Datum und Uhrzeit.
5. Bei Ungültigkeit: Lieferung zurückstellen oder mit deutscher Umsatzsteuer abrechnen, bis der Kunde eine gültige Nummer nachweist.

Alternative: das VIES-Portal der EU-Kommission

Über das VIES-Portal der EU-Kommission lässt sich ebenfalls prüfen, ob eine Nummer gültig ist. Manche Mitgliedstaaten liefern dort Name und Anschrift mit, andere nicht. Geben Sie Ihre eigene USt-IdNr. als Anfragenden ein, erhalten Sie eine Abfragenummer (Consultation Number), die als Beleg dient. Für deutsche Unternehmer ist die qualifizierte Bestätigung des BZSt der in § 18e UStG vorgesehene Weg; VIES eignet sich als schnelle Vorabprüfung, etwa für Kunden aus Staaten, deren Daten das BZSt nicht abgleichen kann.

Wie oft sollten Sie prüfen?

• Vor dem ersten Geschäft mit einem neuen Kunden immer qualifiziert.
• Bei Dauerkunden in regelmäßigen Abständen, etwa vierteljährlich, und bei jeder Änderung von Name, Rechtsform oder Anschrift.
• Bei ungewöhnlichen Geschäften: abweichende Lieferadresse, Abholung durch Dritte, Zahlung von einem Konto in einem anderen Land, hohe Erstbestellung.

Die Nummern Ihrer EU-Kunden melden Sie zudem in der Zusammenfassenden Meldung. Auch eine fehlerhafte oder verspätete Meldung kann die Steuerbefreiung gefährden. Alle Pflichten im EU-Geschäft im Überblick: Umsatzsteuer für Unternehmen.

Gutglaubensschutz: Was die Prüfung absichert

Nach § 6a Abs. 4 UStG bleibt eine Lieferung steuerfrei, auch wenn die Angaben des Abnehmers falsch waren, sofern der Unternehmer die Unrichtigkeit auch bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen konnte. Statt des Lieferers schuldet dann der Abnehmer die Steuer. Die qualifizierte Bestätigung ist das wichtigste Beweismittel für diese Sorgfalt. Dazu gehören außerdem der Nachweis, dass die Ware tatsächlich ins EU-Ausland gelangt ist (Gelangensbestätigung), und eine plausible Geschäftsbeziehung.