XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich
XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden in Deutschland gängigen Formate für E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtansicht, ZUGFeRD ist ein hybrides PDF mit eingebetteter XML-Datei, das Menschen und Maschinen gleichermaßen lesen können. Beide erfüllen ab dem passenden Profil die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich.
Das Wichtigste in Kürze
- XRechnung: reines XML, Standard der KoSIT, Pflichtformat vieler öffentlicher Auftraggeber.
- ZUGFeRD: PDF/A-3 mit eingebetteter XML (Syntax CII), technisch identisch mit dem französischen Factur-X.
- Für die umsatzsteuerliche E-Rechnung zulässig: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – nicht die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
- Bei ZUGFeRD gilt im Zweifel der XML-Teil, nicht das sichtbare PDF.
Inhalt
Gemeinsame Basis: die Norm EN 16931
Die EN 16931 beschreibt ein semantisches Datenmodell für Rechnungen: Welche Informationen (Business Terms, kurz BT) eine Rechnung enthält und wie sie heißen, etwa BT-1 Rechnungsnummer, BT-2 Rechnungsdatum oder BT-31 USt-IdNr. des Verkäufers. Die Norm legt zwei zulässige Syntaxen fest, in denen diese Daten als XML abgebildet werden:
- UBL 2.1 (Universal Business Language, OASIS),
- UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice, Vereinte Nationen).
XRechnung und ZUGFeRD sind keine eigenen Normen, sondern konkrete Ausprägungen dieses Datenmodells. Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben einer Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG) müssen im XML-Teil enthalten sein – siehe Pflichtangaben auf Rechnungen. Ab wann welche Unternehmen E-Rechnungen versenden müssen, steht auf der Seite E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028.
XRechnung und ZUGFeRD im direkten Vergleich
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Herausgeber | Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), im Auftrag des IT-Planungsrats | Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) bei der AWV |
| Dateityp | XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei |
| Syntax | UBL 2.1 oder CII | nur CII |
| Für Menschen lesbar | nur mit Viewer oder Software | ja, wie ein normales PDF |
| Verhältnis zur EN 16931 | nationale Spezifikation (CIUS) mit zusätzlichen Regeln | mehrere Profile mit unterschiedlicher Datentiefe |
| Pflichtfeld Leitweg-ID / Käuferreferenz (BT-10) | ja | nur im Profil XRECHNUNG |
| Typischer Einsatz | Rechnungen an Behörden, große Unternehmen mit automatisierter Verarbeitung | Mittelstand, gemischte Empfängerkreise, Übergangszeit |
| Internationale Entsprechung | Peppol BIS Billing ähnlich aufgebaut | Factur-X (Frankreich) technisch identisch |
Die XRechnung im Detail
Die XRechnung ist seit dem 27. November 2020 Pflichtformat für Rechnungen an die Bundesverwaltung (E-Rechnungsverordnung des Bundes); die meisten Länder und viele Kommunen verlangen sie ebenfalls. Sie ist eine sogenannte Core Invoice Usage Specification (CIUS): Sie nutzt das Datenmodell der EN 16931 und ergänzt nationale Geschäftsregeln, etwa dass eine Käuferreferenz, eine E-Mail-Adresse des Verkäufers und eine Telefonnummer des Ansprechpartners angegeben werden müssen.
Die KoSIT veröffentlicht neue Versionen in der Regel jährlich und stellt einen freien Validator bereit, mit dem sich prüfen lässt, ob eine Datei formal korrekt ist. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist zusätzlich die Leitweg-ID anzugeben, die der Auftraggeber mitteilt. Übermittelt wird über Rechnungseingangsplattformen der Verwaltung oder über das Peppol-Netzwerk.
Gültig ist die Spezifikation XRechnung 3.0 (seit 1.2.2024), technisch umgesetzt im Bundle 3.0.2 vom 31.8.2026. Laut KoSIT bleibt Version 3.0 mindestens bis zum 31.7.2027 in Kraft. Eine Vorversion von XRechnung 4.0 ist seit September 2026 veröffentlicht, aber nicht für den Produktivbetrieb gedacht; die endgültige Fassung wird für Frühjahr 2027 erwartet (Stand: Oktober 2026).
Vorteil: Maximal maschinenlesbar, eindeutig, keine Abweichung zwischen Bild und Daten möglich. Nachteil: Empfänger ohne passende Software sehen nur Programmcode.
ZUGFeRD und seine Profile
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) bettet die XML-Daten in ein PDF/A-3-Dokument ein. Wer keine Software hat, öffnet die Rechnung wie gewohnt als PDF; ein Buchhaltungsprogramm liest die XML-Datei aus. Seit Version 2.1 ist ZUGFeRD mit dem französischen Factur-X identisch. Aktuell ist ZUGFeRD 2.5.2, am 4.8.2026 von FeRD und FNFE-MPE veröffentlicht und technisch identisch mit Factur-X 1.09.2 (Stand: Oktober 2026).
| Profil | Datentiefe | Umsatzsteuerlich E-Rechnung? |
|---|---|---|
| MINIMUM | nur Kopfdaten, Buchungshilfe | nein |
| BASIC-WL | Kopf- und Summendaten ohne Rechnungspositionen | nein |
| BASIC | einfache Rechnungen mit Positionen, Teilmenge der EN 16931 | ja |
| EN 16931 (früher COMFORT) | vollständiges Datenmodell der Norm | ja |
| EXTENDED | EN 16931 plus Zusatzfelder für komplexe Geschäftsfälle | ja |
| XRECHNUNG | erfüllt zusätzlich alle Regeln der XRechnung | ja |
Die meisten Unternehmen nutzen das Profil EN 16931. Wer an Behörden fakturiert, wählt das Profil XRECHNUNG oder direkt die XRechnung.
Achtung bei Abweichungen: Stimmen PDF-Ansicht und XML-Daten nicht überein, sind nach Auffassung des BMF die XML-Daten maßgeblich. Ein falscher Steuerbetrag im XML kann deshalb zu einem unrichtigen Steuerausweis führen, auch wenn das PDF stimmt. Prüfen Sie Ihre Software vor dem produktiven Einsatz mit einem Validator.
Welches Format sollten Sie wählen?
- Rechnungen an Bund, Länder, Kommunen: XRechnung oder ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG, Leitweg-ID beachten.
- Rechnungen an Geschäftskunden mit unterschiedlicher Ausstattung: ZUGFeRD (Profil EN 16931) – jeder Empfänger kann das PDF lesen.
- Großkunden mit automatisiertem Rechnungseingang: nach Vorgabe des Kunden, häufig XRechnung oder Peppol BIS.
- Kunden in Frankreich: Factur-X ist dort eines der Standardformate; inhaltlich deckungsgleich mit ZUGFeRD.
Grundsätzlich müssen Sie als Empfänger beide Formate verarbeiten können. Als Aussteller dürfen Sie das Format wählen, solange es der EN 16931 entspricht; abweichende Formate (etwa EDI) bedürfen einer Vereinbarung.
Software: erzeugen, lesen, prüfen
- Rechnungsprogramme und Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen erzeugen inzwischen fast alle ZUGFeRD und XRechnung. Achten Sie auf die Angabe des Profils und der Version.
- Viewer: Für die reine Ansicht einer XRechnung gibt es kostenlose Programme und Browser-Anwendungen; viele Buchhaltungsprogramme zeigen die Daten in lesbarer Form an.
- Validatoren: Der KoSIT-Validator prüft XRechnungen auf Schema- und Geschäftsregelfehler; für ZUGFeRD gibt es Prüfwerkzeuge von FeRD-Mitgliedern.
- Archiv: Bei XRechnung die XML-Datei, bei ZUGFeRD das vollständige PDF/A-3 mit eingebetteter XML aufbewahren – acht Jahre lang.
Weitere Rechnungsthemen: Mehrwertsteuer auf Rechnungen richtig ausweisen, Leistungsdatum auf der Rechnung und Umsatzsteuer buchen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, ZUGFeRD ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Beide basieren auf der EN 16931 und gelten ab dem passenden Profil als E-Rechnung.
Ist ZUGFeRD eine gültige E-Rechnung?
Ja, ab Version 2.0.1 und mit den Profilen BASIC, EN 16931, EXTENDED oder XRECHNUNG. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht.
Muss ich XRechnung und ZUGFeRD empfangen können?
Ja. Als Empfänger müssen Sie jede E-Rechnung verarbeiten können, die der EN 16931 entspricht – also beide Formate.
Ist ZUGFeRD dasselbe wie Factur-X?
Seit ZUGFeRD 2.1 sind beide Formate technisch identisch. Factur-X ist die in Frankreich gebräuchliche Bezeichnung.
Quellen
- § 14 Abs. 1 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
- EN 16931-1:2017 und CEN/TS 16931-3 (Syntax-Bindungen UBL und CII)
- KoSIT: Spezifikation XRechnung (xeinkauf.de, abgerufen Oktober 2026)
- KoSIT: Versionen und Bundles der XRechnung (xeinkauf.de, abgerufen Oktober 2026)
- FeRD/AWV: ZUGFeRD-Spezifikation; Meldung „ZUGFeRD 2.5.2 veröffentlicht“ (ferd-net.de, abgerufen Oktober 2026)
- Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung)