Mehrwertsteuer in Kantine und Mensa
Essen in Kantine, Betriebsrestaurant und Mensa kostet seit dem 1. Januar 2026 7 % Mehrwertsteuer, Getränke 19 %. Gibt der Arbeitgeber Mahlzeiten verbilligt ab, gilt als Untergrenze der amtliche Sachbezugswert – 2026 sind das 4,57 € für ein Mittag- oder Abendessen und 2,37 € für ein Frühstück. Schul- und Kitaessen kann unter Umständen sogar steuerfrei sein.
Das Wichtigste in Kürze
- Kantinenessen: 7 % seit 1.1.2026 (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG), Getränke 19 %.
- Sachbezugswerte 2026: Frühstück 2,37 €, Mittag- oder Abendessen 4,57 € (Vorjahr 2,30 € und 4,40 €).
- Eigene Kantine des Arbeitgebers: Umsatzsteuer mindestens aus dem Sachbezugswert, auch wenn der Mitarbeiter weniger zahlt.
- Kantinenpächter: Zuschüsse des Arbeitgebers sind Teil des Entgelts und mit zu versteuern.
- Schule und Kita: 7 % beim Caterer; steuerfrei, wenn der Träger der Einrichtung selbst verpflegt.
Inhalt
Mehrwertsteuer in Kantine und Mensa 2026
| Situation | 2024–2025 | seit 2026 |
|---|---|---|
| Mittagessen in der Betriebskantine | 19 % | 7 % |
| Getränke in der Kantine | 19 % | 19 % |
| Caterer liefert nur an (ohne Ausgabe) | 7 % | 7 % |
| Caterer liefert und gibt in Schule oder Kita aus | 19 % | 7 % |
| Verpflegung durch Träger der Schule oder Kita (§ 4 Nr. 23 UStG) | steuerfrei | steuerfrei |
Die gesetzliche Begründung des Steueränderungsgesetzes 2025 nennt Kita- und Schulessen sowie die Krankenhausverpflegung ausdrücklich als Fälle, in denen die Absenkung Abgrenzungsprobleme beseitigen soll. Zu den allgemeinen Regeln: Mehrwertsteuer in der Gastronomie 2026; zur Belieferung durch externe Dienstleister: Mehrwertsteuer beim Catering.
Eigene Kantine des Arbeitgebers
Betreibt der Arbeitgeber die Kantine selbst und verkauft Essen an seine Beschäftigten, ist er insoweit Unternehmer mit einer steuerpflichtigen Leistung. Bemessungsgrundlage ist der Preis, den die Mitarbeiter zahlen – mindestens aber der amtliche Sachbezugswert. Die Finanzverwaltung lässt zu, die Sachbezugswerte als Bruttowerte anzusetzen und die Umsatzsteuer herauszurechnen (Abschnitt 1.8 UStAE). Der Gedanke dahinter ist die Mindestbemessungsgrundlage.
| Mitarbeiter zahlt für das Mittagessen | Bemessungsgrundlage (brutto) | Netto | USt. 7 % |
|---|---|---|---|
| 3,00 € (unter Sachbezugswert) | 4,57 € | 4,27 € | 0,30 € |
| 5,50 € (über Sachbezugswert) | 5,50 € | 5,14 € | 0,36 € |
| 0,00 € (unentgeltlich) | 4,57 € | 4,27 € | 0,30 € |
Kostenlos bereitgestellte Getränke wie Kaffee und Wasser am Arbeitsplatz sind in der Regel Aufmerksamkeiten im überwiegend betrieblichen Interesse und lösen keine Umsatzsteuer aus. Zur Besteuerung unentgeltlicher Leistungen an Mitarbeiter allgemein: Unentgeltliche Wertabgabe.
Kantinenpächter und Arbeitgeberzuschüsse
Häufig betreibt ein Caterer die Kantine als Pächter und verkauft direkt an die Beschäftigten. Zahlt der Arbeitgeber dem Pächter einen Zuschuss pro Essen, damit der Preis für die Mitarbeiter niedrig bleibt, ist dieser Zuschuss ein Entgelt von dritter Seite. Der Pächter versteuert also Mitarbeiterpreis plus Zuschuss.
Beispiel: Ein Mitarbeiter zahlt 3,50 €, der Arbeitgeber zahlt dem Pächter 2,00 € Zuschuss je Essen. Der Pächter versteuert 5,50 € brutto: 5,14 € netto und 0,36 € Umsatzsteuer zu 7 %. Der Arbeitgeber erhält über den Zuschuss in der Regel keine Rechnung mit gesondertem Vorsteuerabzug, weil die Leistung an den Mitarbeiter erbracht wird.
Pauschale Bewirtschaftungszuschüsse des Arbeitgebers für Raum, Energie oder Personal ohne Bezug zum einzelnen Essen können anders zu beurteilen sein. Hier lohnt die Prüfung der Pachtverträge durch eine Steuerberatung.
Lohnsteuer: Sachbezug und Essensmarken
Neben der Umsatzsteuer ist die Lohnsteuer zu beachten. Zahlt der Mitarbeiter weniger als den Sachbezugswert, ist die Differenz ein geldwerter Vorteil:
- Mitarbeiter zahlt 3,00 € → Vorteil 4,57 € − 3,00 € = 1,57 € je Essen; bei 20 Essen im Monat 31,40 €.
- Der Arbeitgeber kann diesen Vorteil pauschal mit 25 % Lohnsteuer versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG).
- Zahlt der Mitarbeiter mindestens 4,57 €, entsteht kein steuerpflichtiger Vorteil.
- Essensmarken oder digitale Essenszuschüsse sind bis zum Sachbezugswert plus 3,10 € begünstigt – 2026 also bis 7,67 € je Arbeitstag.
Die Sachbezugswerte für 2026 legt die Sozialversicherungsentgeltverordnung fest, der Bundesrat hat die Änderung am 19.12.2025 gebilligt.
Schulessen, Kita und Mensa
Nach § 4 Nr. 23 UStG ist die Verpflegung von Kindern, Jugendlichen, Schülern und Studierenden steuerfrei, wenn sie durch eine Einrichtung des öffentlichen Rechts oder eine gemeinnützige Einrichtung erbracht wird, die diese Personen zu Erziehungs-, Ausbildungs- oder Fortbildungszwecken aufnimmt. Begünstigt sind Personen unter 27 Jahren. Entscheidend ist, dass der Träger selbst verpflegt:
- Kita-Träger kocht selbst oder kauft das Essen ein und gibt es aus: Abgabe an die Kinder steuerfrei; Einkauf beim Caterer mit 7 %.
- Caterer verkauft direkt an Eltern: 7 % seit 2026.
- Förderverein, der nur die Mittagsverpflegung organisiert: keine Befreiung nach § 4 Nr. 23 UStG, weil er die Kinder nicht zur Erziehung aufnimmt (BFH-Rechtsprechung); 7 %.
- Studierendenwerk: Die Mensaverpflegung von Studierenden kann steuerfrei sein; Essen an Bedienstete und Gäste kostet 7 %.
Bei Schul- und Kitaverpflegung entfällt seit 2026 der Nachteil, der 2024 und 2025 durch den Regelsatz von 19 % bei Caterern mit Ausgabe entstanden war. Hintergrund zur Rückkehr auf 19 % im Jahr 2024: Gastronomie 2024. Ausführlich zu Bildungseinrichtungen: Umsatzsteuer bei Bildungsleistungen.
Häufige Fragen
Wie hoch ist die Mehrwertsteuer auf Kantinenessen 2026?
7 % auf Speisen, 19 % auf Getränke. Bis Ende 2025 galten in Kantinen mit Ausgabe 19 % auch auf das Essen.
Wie hoch ist der Sachbezugswert für ein Mittagessen 2026?
4,57 € für ein Mittag- oder Abendessen und 2,37 € für ein Frühstück. Für volle Verpflegung sind es 11,50 € pro Tag.
Muss der Arbeitgeber auf verbilligtes Kantinenessen Umsatzsteuer zahlen?
Ja, wenn er die Kantine selbst betreibt. Bemessungsgrundlage ist der gezahlte Preis, mindestens aber der Sachbezugswert, aus dem die Steuer herausgerechnet wird.
Ist Schulessen umsatzsteuerfrei?
Nur, wenn der Träger der Schule selbst die Verpflegung erbringt und die Voraussetzungen des § 4 Nr. 23 UStG erfüllt. Verkauft ein Caterer direkt, gelten seit 2026 7 %.
Quellen
- § 4 Nr. 23, § 10 Abs. 4 und 5, § 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG; Abschnitt 1.8 UStAE
- Sozialversicherungsentgeltverordnung, Werte 2026 (Zustimmung des Bundesrats am 19.12.2025)
- § 8 Abs. 2 und § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG; R 8.1 Abs. 7 LStR
- Bayerisches Landesamt für Steuern: Merkblatt Verpflegungsleistungen in Schulen und Kitas (Januar 2025)