Umsatzsteuer für Dozenten und Trainer

Aktualisiert am 9. Oktober 2026 · Lesezeit 6 Min.

Dozenten, Lehrer und Trainer sind mit ihrem Unterricht umsatzsteuerfrei, wenn eine der Befreiungen nach § 4 Nr. 21 UStG greift: als freie Lehrkraft an einer Schule, Hochschule oder bescheinigten Bildungseinrichtung oder seit 2025 als Privatlehrer. Coaching, Persönlichkeitstraining und Freizeitkurse bleiben dagegen mit 19 % steuerpflichtig. Stand: Oktober 2026.

Die drei Befreiungen für Bildungsleistungen

Begünstigt sind Leistungen, die unmittelbar dem Schul- und Bildungszweck dienen: Schulunterricht, Hochschulunterricht, Ausbildung, Fortbildung oder berufliche Umschulung. Einen Überblick über alle Bildungsanbieter, von Volkshochschule bis Privatschule, gibt die Seite Umsatzsteuer bei Bildungsleistungen.

Umsatzsteuer für Dozenten an Bildungseinrichtungen

Wer als freier Mitarbeiter an einer Volkshochschule, einer Kammer, einer Akademie oder einer privaten Bildungseinrichtung unterrichtet, kann nach Buchst. b steuerfrei sein. Der Dozent muss nachweisen, dass er an einer begünstigten Einrichtung und dort in einem begünstigten Bereich unterrichtet. Das geschieht durch eine Bestätigung der Einrichtung mit diesen Angaben:

1. Name und Anschrift der Bildungseinrichtung,
2. Name und Anschrift des Dozenten,
3. Fach, Kurs oder Lehrgang,
4. Unterrichtszeitraum,
5. Versicherung, dass für diesen Bereich eine Bescheinigung der Landesbehörde vorliegt.

Die Bestätigung ist für jedes Kalenderjahr gesondert zu erteilen. Die Einrichtung darf sie nur ausstellen, wenn sie selbst eine Bescheinigung der Landesbehörde besitzt. Fehlt diese, wird die Steuerbefreiung des Dozenten versagt – auch wenn er im guten Glauben gehandelt hat. Lassen Sie sich die Bestätigung deshalb vor der ersten steuerfreien Rechnung geben. Unterrichten Sie an einer Hochschule, einer öffentlichen Schule oder einer staatlich genehmigten Ersatzschule, ist keine Bestätigung nötig. Autoren von Lehrbriefen unterrichten nicht unmittelbar und sind nicht nach Buchst. b befreit.

Privatlehrer: die neue Befreiung seit 2025

Buchst. c befreit Schul- und Hochschulunterricht, den Privatlehrer erteilen. Dazu gehören nach Auffassung des BMF auch Unterrichtseinheiten zur Aus- und Fortbildung für einen Beruf. Typische Fälle sind Nachhilfelehrer, Musiklehrer oder Sprachlehrer. Die Voraussetzungen:

• Unterricht in eigener Person, auf eigene Rechnung und in eigener Verantwortung; das Lehrkonzept bestimmen Sie selbst, auch wenn Thema oder Lehrplan vorgegeben sind.
• Ausrichtung auf die individuellen Bedürfnisse der Lernenden; Gruppenunterricht ist zulässig.
• Fachliche und pädagogische Eignung, etwa durch Studium, Ausbildung oder nachweisbar langjährige Erfahrung.
• Keine schulähnliche Organisation: Wer Mitarbeiter unterrichten lässt, eigene Unterrichtsräume betreibt und beständig Kurse anbietet, ist kein Privatlehrer – auch nicht anteilig für den eigenen Unterricht.

Der Vertrag kann auch mit Eltern oder einem anderen Auftraggeber geschlossen werden. Unterrichten Sie dagegen im Auftrag einer Bildungseinrichtung, die selbst die Leistung an die Teilnehmer erbringt, gilt nicht Buchst. c, sondern Buchst. b mit Bestätigung. Eng verbundene Umsätze wie der Verkauf von Lehrmaterial sind bei Privatlehrern nicht mitbefreit.

Wann Trainer und Coaches 19 % berechnen

Die Rechtsprechung legt den Begriff Schul- und Hochschulunterricht eng aus. Das BMF hat diese Urteile in seinem Schreiben vom 24.10.2025 aufgeführt:

Dass erlernte Fähigkeiten auch beruflich nützlich sein könnten, macht einen Freizeitkurs nicht steuerfrei. Reine Online-Angebote ohne Lehrkraft, etwa automatisierte Lern-Apps oder abrufbare Videokurse, sind elektronische Dienstleistungen und keine Unterrichtsleistung; mehr dazu unter Umsatzsteuer auf Software und digitale Leistungen. Für Sportkurse kommt allenfalls § 4 Nr. 22 UStG für gemeinnützige Träger in Betracht, siehe Mehrwertsteuer bei Fitness und Sport.

Beispiel: Trainerin mit gemischten Umsätzen

Eine Kommunikationstrainerin unterrichtet 2026 an 20 Tagen in einem IHK-Lehrgang zur Fachwirtin für 600,00 € pro Tag; eine Bestätigung der IHK liegt vor. Außerdem coacht sie an 10 Tagen Führungskräfte eines Unternehmens für 1.200,00 € netto pro Tag.

• IHK-Lehrgang: 12.000,00 € steuerfrei nach § 4 Nr. 21 Satz 1 Buchst. b UStG.
• Coaching: 12.000,00 € netto + 2.280,00 € Umsatzsteuer = 14.280,00 €.

Für die Kleinunternehmergrenze zählen steuerfreie Unterrichtsumsätze nicht mit. Ihr Gesamtumsatz beträgt daher nur 12.000 €; lag auch der Vorjahreswert unter 25.000 €, kann sie die Kleinunternehmerregelung nutzen und das Coaching ohne Umsatzsteuer abrechnen. Ist sie regelbesteuert, muss sie Vorsteuern aus gemeinsamen Kosten wie Laptop und Fahrten aufteilen: Nur der Anteil für das Coaching ist abziehbar, siehe Vorsteueraufteilung bei gemischter Nutzung.

Übergangsregeln und Rechnungen

Die neue Fassung gilt für Umsätze ab dem 1. Januar 2025. Für Umsätze bis zum 31. Dezember 2027 beanstandet es die Finanzverwaltung nicht, wenn Sie Ihre Leistungen weiterhin nach den bis Ende 2024 geltenden Regeln behandeln. Bescheinigungen der Landesbehörden, die vor 2025 oder bis Ende 2025 nach altem Wortlaut ausgestellt wurden, bleiben gültig.

Steuerfreie Rechnungen enthalten einen Hinweis auf die Befreiung, etwa „Steuerfreie Unterrichtsleistung nach § 4 Nr. 21 UStG“. Die übrigen Angaben richten sich nach den Pflichtangaben auf Rechnungen. Wer sich bei der Einordnung unsicher ist, sollte vor der ersten Rechnung eine Steuerberatung fragen: Wird eine Befreiung zu Unrecht angenommen, schulden Sie die Steuer nachträglich aus dem bereits vereinnahmten Honorar. Allgemeines zu Honoraren und Steuersätzen: Umsatzsteuer für Freiberufler; zur Systematik der Befreiungen: steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG.